Zo verandert videogesprek het interview

De animo blijft ongekend hoog voor onze online workshops. Iedereen blijkt geïnteresseerd om samen stil te staan bij hoe wij ons werk als recruiter, psycholoog en/of loopbaancoach kunnen digitaliseren. En hoe digitalisering ons werk verandert. De online workshop op vrijdag 27 maart 2020 ging over de wijze waarop video calls het interview veranderen. Psychologen en loopbaanadviseurs deelden hun ervaringen, tips en tricks. 

De conclusie: interviewen via de video is harder werken voor de interviewer. Het vraagt meer om de kandidaat op zijn gemak te stellen, rapport op te bouwen en de aandacht van de kandidaat bij het gesprek te houden. Maar met extra inspanning en aandacht voor de beperkingen van video calls kan een online interview zeker effectief zijn. Hieronder delen we graag wat tips en tricks voor online interviews. 

Tips & Tricks

Algemeen

Algemene tips voor het thuiswerken en werken met video vergaderingen, meetings en gesprekken. 

• Nieuwe vaardigheid. Thuiswerken en online gesprekken voeren zijn vaardigheden. Het zijn vaardigheden die we allemaal in stroomversnelling moeten leren. Help elkaar, leer van elkaar, gebruik bronnen om te leren hoe je dit doet en deze vaardigheid te ontwikkelen. 
• Wees flexibel en begripvol. Voor velen is het thuiswerken nieuw. 
• Signaleer terugtrekken. Dit is een bizarre en emotionele tijd voor ons allen, belangrijk is daarom om contact met elkaar te houden. Let op of anderen anders reageren dan gebruikelijk en zich meer op de achtergrond houden of terugtrekken.

Plannen van video conferences

• Probeer video conferences niet te lang te maken maximaal 1 uur. 
• Breng focus aan, probeer niet te veel te doen. Probeer 1 of 2 uitdagende onderwerpen aan te pakken. Denk goed na over hoeveel tijd je hebt om onderwerpen op te pakken voor je onderwerpen naar voren brengt. Houd er rekening mee dat er geen ruimte is om wandelgang-onderwerpen op te pakken. 
• Wees je bewust van de beperkingen van video conferencing. Bijvoorbeeld dat in een groep 1 voor 1 gesproken moet worden. 
• Ervaar de tools zelf. Probeer de tools uit voor ze zakelijk in te zetten. Probeer ook je webcam en microfoon uit.
• Houd een alternatief achter de hand. Zo kun je snel overschakelen naar een andere video conference software als je tegen problemen aanloopt. 
• Bij meerdere interviewers is het belangrijk af te spreken wie welke rol vervult, zodat niet tegelijk gesproken wordt.
• Geef vooraf duidelijke instructies aan per e-mail over de manier waarop de deelnemer in de video conference komt. Denk hierbij ook aan instrueren over de voorwaarden voor deelname aan een video conference, o.a. rustige omgeving, professionele omgeving, goed belicht, goede internetverbinding, webcam en microfoon. 
• Probeer een professionele omgeving te creëren. Zorg dat je in een rustige omgeving zit waar je niet gestoord kunt worden. Kies een professionele omgeving, bijvoorbeeld een bureau met een neutrale achtergrond (neutrale kleuren zijn het beste) of werkgerelateerde achtergrond (bijvoorbeeld een boekenkast). Zorg dat de achtergrond zo ‘clean’ mogelijk is, dat zo min mogelijk zichtbaar is. Beperk bijvoorbeeld persoonlijke knick knacks die zichtbaar zijn in de achtergrond. Een goede belichting is belangrijk. Bekijk ook hoe je je laptop en webcam positioneert zodat je gezicht goed zichtbaar is. 
• Kies een professionele uitstraling door je te kleden zoals je je bij face-to-face gesprekken ook zou doen. Het beste kun je bij een video call patronen vermijden.  Uitgesproken sieraden en hangende oorbellen kunnen ook afleiden. 

Begin van het interview

• ‘Structuring unstructured time’: Eerste 6-7 minuten even praten over koetjes en kalfjes, de situatie, bij iedereen even een ‘check in’ zodat iedereen zich betrokken voelt en gehoord. Dit geeft de deelnemers de kans te wennen aan de situatie. Mensen blijken de neiging te hebben in video conferencing om meteen ter zake te komen. Juist even over koetjes en kalfjes beginnen, is nu belangrijk om rapport op te bouwen. Rapport opbouwen in een online gesprek is uitdagend. Kandidaten voelen sneller een afstand tot de assessor.
• Ongewone situatie benoemen: erkenning van huidige situatie, ernst hoeft niet benadrukt te worden, maar voor iedereen is dit een stressvolle tijd. 
• Bied deelnemers meer houvast door vooraf of tijdens de meeting informatie te geven over de structuur van het gesprek. Wat is het doel? Welke onderwerpen komen aan bod? Duur? Verdere procedure?
• Zoals ook bij face-to-face gesprekken, probeer jezelf helemaal te verplaatsen in de deelnemers. Wat is hun doel? Welk resultaat willen ze bereiken? Welke moeilijkheden ervaren zij nu? Wat kunnen zij al en wat kunnen zij nog niet goed? Wat zijn hun vaardigheden/ervaringen met video conferencing methodes?
• Normen aangeven: voor video conferencing zijn de sociale normen vager, zet daarom duidelijke normen. Hoe moet een ieder zich gedragen? Bijvoorbeeld: telefoon uitzetten, niet mailen, niet multitasken. Zo kan iedereen focussen op het gesprek. 
• Privacy: mensen kunnen zorgen hebben over de privacy van een video conference.  Bespreek dit daarom. 
• Besteed ook aandacht aan de beperkingen van video conferencing en hoe je daarmee om wilt gaan. Gebruik bijvoorbeeld de video call bingo om voorbeelden te geven van verstoringen en aan te geven dat we met begrip hier met elkaar mee omgaan. Een ander voorbeeld is om bij een groep af te spreken alleen de microfoon aan te zetten als je iets wilt zeggen. Dit zorgt er voor dat mensen minder afgeleid raken door omgevingsgeluiden van een andere deelnemer. 
• Vraag kandidaten dichtbij de webcam te zitten, zodat je elkaars gezichten goed kunt zien.

Interview

Interviewstijl

• De opening is nu nog belangrijker om deelnemers de tijd te geven om te wennen aan de situatie. Begin met een open, gemakkelijke, maar specifieke vraag die duidelijk aangeeft welke informatie je wilt hebben en gemakkelijk te beantwoorden is.
• In het begin van het gesprek een non-directieve interviewstijl aanhouden met open vragen om rapport op te bouwen. Open vragen geven meer informatie die de kandidaat belangrijk vindt en geeft gelegenheid tot observatie. Houdt wel zicht op dat de informatie relevant is. Dit geeft de kandidaat de kans zijn/haar gedachten te ordenen, maakt de controle in het gesprek meer gedeeld, de kandidaat kan meer op zijn/haar gemak raken en geeft meer van de persoonlijkheid van de kandidaat weer. Persoonlijkheidstrekken zijn ook beter te observeren als vrij gesproken wordt dan als er een stroom van vragen moet worden beantwoord. 

Non-verbaal gedrag

• Non-verbale aanmoediging i.p.v. verbale aanmoediging: Nadruk verschuiven van verbale cues dat je luistert naar non-verbale cues.
• Gebruik je stem om engagement van de kandidaat te stimuleren, door te variëren in klank en toonhoogte.
• Per video komen non-verbale cues minder over. Probeer daarom non-verbale cues te overdrijven, maar wel natuurlijk te houden.
• Let op non-verbale cues die anderen geven als signaal dat ze iets willen zeggen.
• Kijk in de webcam om de persoon aan te kijken. Wissel dit af met naar het beeld kijken.
• Leg je handen op je schoot, zodat je handen niet afleiden.

Verbaal gedrag

• Gebruik meer dan in een face-to-face gesprek parafraseren, herhalen en samenvatten om actief te controleren in hoeverre wat de kandidaat aangaf correct is overgekomen. Aangezien een deel van de non-verbale communicatie ontbreekt en door verstoringen/vertragingen/afleiding verbale communicatie niet altijd goed door komt. 
• Probeer focus te houden op een onderwerp en dit onderwerp af te sluiten met een samenvatting voor je overgaat op een ander onderwerp.
• Harvard Business Review rapporteert op basis van interviews dat brede, algemene vragen de meeste informatie opleveren. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om dieper in te gaan op gebieden die jij als essentieel ziet. Als deze informatie gegeven is, kan de interviewer de focus aanscherpen door specifieke en/of meer gesloten vragen die korte antwoorden opleveren. 
• Laat langere stiltes vallen dan je gewend bent i.v.m. vertragingen en minder gemakkelijk kunnen opvangen van cues dat iemand uitgepraat is. Dit zorgt er voor dat de kandidaat echt klaar is met zijn reactie, voor je doorgaat met de volgende vraag. 
• Voeg ook af en toe een stilte toe als je wat langer aan het woord bent, dit geeft de ander de kans tussendoor te reageren op wat je zegt. 
• Net als bij face-to-face gesprekken moet je bewust zijn van je eigen aannames en perceptie, om te zorgen dat informatie zo min mogelijk gekleurd wordt. Meer werken vanuit hypotheses en deze later op basis van de verkregen informatie toetsen. 
• Wie, wat, waar, wanneer, waarom & hoe? Wees je ervan bewust wanneer iets genoemd werd, wat de aanleiding was en hoe het gepresenteerd werd. 
• Houdt voldoende tijd voor de afsluiting van gesprek. Juist omdat je niet in de wandelgangen nog even openstaande onderwerpen kan afronden.

Groep

• Icebreaker. Probeer een kleine online uit te voeren opdracht te gebruiken als icebreaker, zodat deelnemers elkaar leren kennen. 
• Gebruik een facilitator: Een facilitator verzorgt de techniek, biedt ondersteuning tijdens de bespreking en helpt deelnemers met de techniek. De facilitator kan vragen of peilingen gebruiken om te kijken hoe mensen in de groep staan.
• Actief engagement stimuleren door: 
  • meteen laten merken dat je een actieve rol aan moet nemen door ze snel in kleine groepjes een opdracht te geven. Groepen van maximaal 2 of 3, biedt een medium om mee te communiceren, wees heel helder over het wie, wat en hoe, geef ze een kleine tijdsframe om een zeer gestructureerde korte taak uit te voeren; 
  • Minimum Viable Powerpoint;
  • niet meer dan 5 minuten voorbij laten gaan zonder de groep uit te dagen; 
  • iedereen betrekken door op iedereen een oproep te doen, langs de tafel te gaan of hulpmiddelen te gebruiken zoals een virtual raise your hand. 
• Verzamel feedback, bijvoorbeeld door een vragenlijst.