Van 360 naar POP

Er zijn een aantal stappen van belang om van 360 graden feedback te komen tot een persoonlijk ontwikkelplan:

• Functioneringsgesprekken en coachingsgesprekken
  De aanpak van het gesprek is van belang om tot goede afspraken te komen voor persoonlijke ontwikkeling.
• 360 in trainingssituaties
  Hoe je met een 360 graden feedback rapport in groepssituaties om kunt gaan vraagt een speciale aanpak, die hier verder wordt beschreven.
• POP en ontwikkelacties
  De afspraken voor ontwikkeling moeten tot concrete ontwikkelacties leiden. Er zijn vier methoden van leren die, wanneer ze gecombineerd worden, de beste resultaten opleveren.

Heb je andere vragen over 360 graden feedback? Bekijk Alles over 360 graden feedback.

Functioneringsgesprekken

Soms is het zinvol om 360 graden feedback te gebruiken bij functioneringsgesprekken. Zeker wanneer competentie management geïntegreerd is in de HR cyclus.

Functioneren of beoordelen?

De kernvraag is of feedback uit de 360 graden feedback als beoordeling gebruikt wordt of als middel om het functioneren bespreekbaar te maken. Wil je 360 graden feedback gebruiken bij een beoordeling? Pas het dan toe als informatie. Het kan namelijk gebeuren dat de 360 graden feedback politiek wordt ingezet. Situaties waarin met elkaar wordt afgesproken om elkaar positief te beoordelen kunnen ontstaan. Een beoordeling zou evenzeer gebaseerd moeten zijn op prestatie indicatoren en de vraag of de taken goed zijn uitgevoerd. De feedback op competenties kan wel inzicht geven in de manier waarop anderen tegen de competenties aankijken. En wanneer die feedback puur is, geeft dat betere inzichten.

Hoe bespreek je het rapport?

Het is aan te raden om het 360 graden feedback rapport vooraf te bespreken, voor het eigenlijke functioneringsgesprek of er minimaal een half uur voor uit te trekken. Bij voorkeur met een coach of HRD-er. Wanneer de leidinggevende de 360 graden feedback bespreekt, geef de medewerker de ruimte om het eerst zelf goed te bekijken. Eventueel met een handleiding erbij. Dat voorkomt dat je de hele tijd naar het rapport zit te staren. Het bevat veel informatie en dan kun je door de bomen het bos niet meer zien. Als je leiding geeft aan meer dan tien mensen zit je ook niet te wachten op de gedetailleerde rapporten. Bij de gratis downloads kun je hiervoor hulpmiddelen vinden.

Zorg ervoor dat er een conclusie komt, met de sterke en zwakke punten van de medewerker. Probeer samen vooral te begrijpen waarom iets sterk of minder sterk is. Bespreek het vervolgens samen, vanuit het perspectief van persoonlijke en loopbaanontwikkeling.

Verwerken van feedback

Het verwerken van feedback is een uitdaging. Er zijn maar liefst vijf manieren om met feedback om te gaan en daarvan is er maar één constructief:

• Negeren
• Ontkennen
• Verdedigen
• Tegenaanval
• Constructief onderzoeken

Wanneer medewerkers de 360 graden feedback zien, zullen ze veel aandacht hebben voor de feedback. Ze lezen het vaak met rode oortjes. Dat is mooi, want dat maakt ze ontvankelijk voor een leerproces en verandering. Echter, men kan ook minder constructief met de feedback omgaan door het te bagatelliseren of, op zijn ergst, in de tegenaanval te gaan. Immers, alles wat goed gaat komt door ons zelf, maar alles wat slecht gaat, ligt aan de omstandigheden of de ander. Om iemand te helpen constructief met de feedback om te gaan, moet je daar soms op wijzen.

Van inzicht naar actie

Het mooiste is wanneer er een diep zelfinzicht ontstaat, een goed begrip van waar de sterke en minder sterke competenties liggen. Dat helpt bij het omzetten naar actiepunten. De gratis download bevat een catalogus met ontwikkelpunten per competentie. Die kan gebruikt worden om gerichte acties op te zetten. Wat belangrijk is, is om niet te veel actiepunten en competenties tegelijk aan te geven. Bovendien is het belangrijk dat iemand echt gemotiveerd is om de actiepunten uit te voeren.

Training en workshop

360 graden feedback is een zinvolle methode om in te zetten bij trainingen en workshops. Alle trainingen die erop gericht zijn om gedragsgerichte competenties te versterken, kunnen profijt hebben van 360 graden feedback. Je weet als deelnemer èn trainer zo beter waar je aan kunt werken, wat je sterke en minder sterke competenties zijn. Zeker bij langere trajecten zoals management development kan het zinvol zijn een voor- en nameting te doen. Bij korte trainingen helpt het te bepalen wie welke oefeningen gaat doen. In een compacte salestraining kun je zo effectief de verbeterpunten meegeven. Daarnaast is het zinvol bij employability workshops of workshops gericht op persoonlijke ontwikkeling (POP).

Nul- en effectmeting bij trainingen

360 graden feedback is een uitstekend middel om deelnemers bewust te maken van hun sterke en zwakke competenties. Voor de eerste sessie kunnen deelnemers uitgenodigd worden om feedback te verzamelen. Als trainer of opdrachtgever definieer je de competenties die van belang zijn en selecteer je de gedragsindicatoren waar de training zich op richt. Sommige relaties gebruiken deze methode om hun eigen model voor leiderschap in te trainen, zoals Rijnconsult. De training start dan met het verwerken van de feedback. Zo is het mogelijk individuele accenten te leggen in de trainingen.

Effectmetingen zijn ook zinvol, deze moeten dan enige tijd na de training afgenomen worden. Het duurt immers enige tijd voordat de omgeving gedragsverandering waarneemt. Bij effectmetingen komt het voor dat de zelfscore afneemt, omdat men zich door de training bewust wordt van eigen leerpunten. De omgeving ziet na enige tijd vaak wel verbetering. Met effectmetingen moet je dus strategisch omgaan.

Competentiegericht ontwikkelen

De trend in trainingsland is niet alleen te focussen op wat minder goed gaat maar vooral ook de sterke kanten verder uit te bouwen. In de training of bij coaching is het dus niet aan te raden om uitsluitend aan minder goede competenties te werken, maar ook sterke competenties verder uit te bouwen.

Oefeningen 360 graden feedback in trainingsprogramma’s

Het is altijd leuk de resultaten van een groep te presenteren zoals bij klasgenoten: “Deze groep kenmerkt zich doordat 40% van de mensen ‘Sensitiviteit’ als sterkste competentie heeft. Daarentegen heeft slechts 5% een hoge score op ‘Visie en strategie’. Het is wel duidelijk waar we aan gaan werken!” Door zo de competenties te introduceren, heb je direct de aandacht te pakken.

Daarna kun je in sub groepen mensen bij elkaar zetten om de individuele feedback te verwerken. Laat ze zo enkele competenties selecteren om specifiek aan te werken. Het is motiverend om een groep in korte presentaties aan elkaar te laten vertellen welke en hoe ze competenties willen versterken. Dat maakt het gemeenschappelijk en schept openheid.

POP en ontwikkelacties

360 graden feedback krijgt uiteindelijk zijn betekenis in de ontwikkeling die een medewerker of deelnemer aan een trainingsprogramma doormaakt. Het is daarom essentieel vanuit de 360 graden feedback enkele competenties te selecteren voor ontwikkeling. En vervolgens concrete doelen en ontwikkelacties te bepalen.

Concrete doelen motiveren

Bij het ontwikkelen van competenties is het belangrijk om concrete doelen te bepalen. Covey zegt “begin met het einde in gedachten”. Dat ‘in gedachten’ mag concreet zijn. Dus vraag je af wat je wilt kunnen, wanneer en in welke omstandigheden.

Dus niet: “ik wil mijn conditie verbeteren”, maar “ik wil in een half uur zestig baantjes kunnen trekken in het zwembad”. 

Bij competenties gaat het erom wat je met die competenties wilt kunnen. Bij ‘overtuigingskracht’ bijvoorbeeld:
”Ik wil 80% van de leads overtuigen om een demo te starten.”
”Ik wil bij CAO-onderhandelingen mijn argumenten goed voorbereid hebben en krachtig kunnen presenteren.”
De eerste is heel concreet, de tweede minder, want wat is ‘krachtig presenteren’?

Vraag bij het opstellen van een POP als coach door totdat het doel zo concreet mogelijk is.

Kies ook sterke competenties

De trend is om vooral talenten verder te ontwikkelen, dus competenties waar je aanleg voor hebt. Dat is verstandig! Niets is zo frustrerend als iets wat je niet goed kunt proberen te versterken. Al kan dat natuurlijk wel nodig zijn. Maar kies bij een POP ook sterke competenties om verder uit te bouwen. Wanneer je bijvoorbeeld een talent hebt voor plannen en organiseren, bouw dat uit, volg opleidingen projectmanagement, ga grotere uitdagingen aan. Het liefst selecteer je competenties die de kern van je loopbaan kunnen vormen.

Versterk zwakke competenties

Je kunt niet in alles goed zijn wat een functie van je verlangt. Werk daarom ook aan minder sterke competenties. Zorg ervoor, dat ze je minimaal niet in de weg gaan zitten. Wanneer je geen kei bent in time management of het organiseren van je eigen werk, zorg er dan in voor dat de schade beperkt blijft. Dergelijke competenties blijven van belang.

Combineer leerstijlen

Mensen leren in principe op vier manieren.

• Leren door kennis
• Leren door imiteren
• Leren door experimenteren
• Leren door reflectie

Iedereen heeft daarbij zijn voorkeuren. Voor sommige competenties kan een bepaalde leerstijl belangrijker zijn dan andere. Maar probeer ze te combineren, dan leer je het meest. Bijvoorbeeld, bij presenteren:

• Kennis: lees een boek over presentatietechnieken of volg een cursus
• Imiteren: kijk op internet naar verschillende manieren waarop mensen presenteren. Kijk wat je wilt en kunt overnemen.
• Experimenteer: Probeer dingen bewust uit. Kies een veilige omgeving om te experimenteren, bijvoorbeeld eerst intern en daarna pas bij die grote klant.
• Reflecteer: zorg voor feedback. Neem je presentatie op en vraag een coach of goede vriend wat je beter kunt doen.

Laat je coachen

Een competentiegerichte coach kan je helpen om sneller stappen te zetten. Dit kan een professionele coach zijn, maar ook collega’s of vrienden zullen dit leuk vinden. De kracht bij coaching schuilt vooral in het versterken van de reflectie, waardoor je zelfinzicht vergroot wordt. Maar ook het nadenken over andere ontwikkel acties is een rol die een coach goed kan invullen. Omdat veel mensen graag willen leren coachen kun jij wellicht iemand op deze manier helpen terwijl jezelf geholpen wordt!