Het organisatie menu bestaat weer uit een sub-menu. We geven hier kort per onderdeel aan welke functionaliteiten je hebt en wat je in het sub-menu kan doen.
Wat staat er in het Organisatie sub-menu?
- Organisatie-instellingen
- Kleurenschema
- Gebruiksrechten
- Privacy- en dataretentie
- Standaard rapporten
- Facturering (credits bestellen)
- Authenticatie logs
- Inschrijflinks
Organisatie-instellingen
In de organisatie-instellingen kan je de basisinstellingen van jouw organisatie account wijzigen.
Wat kan je?
- De naam van jouw organisatie aanpassen
- De taal van jouw omgeving aanpassen
- De standaardinstellingen voor de rapport doelstellingen aanpassen (selectie of advies)
- Een logo toevoegen
- Bepalen in welke talen je de omgeving beschikbaar wil maken
- Instellen of je de blog zichtbaar wil maken binnen jouw organisatie (Toon Blog)
- Instellen of je de resultatenpagina zichtbaar wil maken binnen jouw organisatie (Toon Resultaten)
- Een standaard e-mail template selecteren die altijd als eerste wordt weergegeven
Naam en - taalinstellingen
Binnen de organisatie-instellingen kan je de naam van jouw organisatie aanpassen en de taal selecteren van de organisatie. De geselecteerde taal geldt als standaardinstelling voor nieuwe gebruikers binnen de organisatie. Als je een taal van een gebruiker uitschakelt, worden de taalinstellingen automatisch overgeschakeld naar de taal van de organisatie.
Rapportinstellingen
De instellingen die bepalen wie een rapport als eerst mag zien (‘resultaten eerst beschikbaar voor’) zijn van invloed op wie het rapport als eerste ziet na het afronden van het assessment. Als dit de kandidaat is, dan moet de kandidaat akkoord geven om het rapport met de adviseur te delen. Is het de adviseur die het rapport als eerst ziet, dan kan die het op ieder gewenst moment delen met de kandidaat. Je kan ook kiezen om beide direct toegang te geven. Indien 'adviseur' wordt gekozen, krijgt de adviseur de optie om dit per assessment in te stellen. Bij het bewerken van een proces kan dit altijd per assessment ingesteld worden.
De standaardinstelling staat voor de situatie waarin het assessment wordt afgenomen. De standaardinstelling bij ‘Rapportagedoelstelling’ is ‘Advies’. De gekozen standaard instelling bepaalt met welke doelgroep de kandidaat wordt vergeleken. Voor selectiedoeleinden adviseren we om de ‘Selectie’ doelgroep te hanteren en voor ontwikkeldoeleinden adviseren we om de ‘Advies’ doelgroep te selecteren.
|
LET OP: maak je jouw omgeving in meerdere talen beschikbaar, dan worden de processen niet automatisch in deze taal gezet. |
Beschikbare talen
Naast de taal van jouw organisatie kan je ook selecteren welke talen je graag beschikbaar wil hebben binnen jouw organisatie. Bij een nieuwe kandidaat heb je dan de keuze uit deze talen. Ook andere gebruikers binnen de organisatie kunnen uit de beschikbare talen kiezen wat de hoofdtaal wordt van hun eigen gebruikersomgeving.
15.5 Resultaten pagina
Daarnaast kan je selecteren of je de resultatenpagina beschikbaar wil maken voor jouw kandidaten door op “Toon Resultaten” te klikken. Via de Toon resultaten pagina wordt een grafische weergave getoond van de testresultaten van een kandidaat. Toon Blog bepaalt of je de blog wilt weergeven of niet. Tot slot kan je het logo van jouw organisatie uploaden.
Kleurenschema
Je kan hier het kleurenschema van de interactieve resultatenpagina voor alle gebruikers wijzigen.
Wat kan je?
- De kleuren van de tekst, titels en iconen aanpassen
Kleuren instellen
Je hebt hier de mogelijkheid om de kleuren van de interactieve resultatenpagina op de kleuren van jouw organisatie af te stemmen. Ook kunnen deze wijzigingen hier weer ongedaan worden gemaakt zodat de kleuren weer worden teruggebracht naar de originele kleuren.
Kleuren selecteren
Door op het kleuren balkje te klikken kan je de kleur van het gewenste onderdeel wijzigen. De kleuren kunnen aangepast worden via de kleurcode opties: RGB, HSL of HEX. Ook is het mogelijk om zelf in de gradiënt de gewenste kleur te selecteren. Nadat je de kleuren hebt gewijzigd, klik je op “Opslaan” om de aanpassing te behouden.
Gebruikersrechten
Je kan hier beperken welke gebruikersrollen toegang hebben tot bepaalde onderdelen van de omgeving.
Wat kan je?
- Bepalen of adviseurs deelnemers mogen aanmaken of niet
- De rechten van adviseurs wat betreft inzien en bewerken van deelnemers bepalen
- Instellen of je gebruik wil maken van opdrachtgevers binnen de organisatie
- Bepalen of procescoaches inschrijflinks kunnen zien
- Bepalen of de adviseurs prijzen mogen zien
- Bepalen of organisatiemanagers alles van alle kandidaten in mogen zien
Bij de gebruikersrechten kan je de rechten van jouw adviseurs bepalen maar ook van de contactpersonen, procescoaches en de rechten die je zelf hebt als organisatiemanager.
Privacy- en dataretentie
Hier bepaal je of twee factor verificatie verplicht is voor verschillende rollen, hoe lang je gegevens wil bewaren en of je toestemming geeft aan adviseurs om bij gebruikers in te loggen
Wat kan je?
- Bepalen wie er binnen de organisatie verplicht gebruik moet maken van verificatie in twee stappen
- Bepalen na welke periode adviseurs worden gedeactiveerd
- Bepalen na welke periode kandidaten worden gedeactiveerd
- De bewaartermijn voor persoonsgegevens bepalen
- Ixly rechten geven voor support binnen jouw omgeving
- Gebruikers binnen jouw organisatie de mogelijkheid geven om in te loggen als een andere gebruiker.
Twee factor verificatie (2FA)
Door het instellen van tweestapsverificatie (2FA) voeg je een extra beveiligingslaag toe aan de organisatie. Je kunt als organisatiebeheerder zelf kiezen voor wie dit verplicht is.
Deactivatieperiode voor adviseurs
De periode van inactiviteit waarna adviseurs worden gedeactiveerd. De gegevens van de adviseurs blijven wel bewaard. Door een adviseur weer te activeren, kan het account weer in gebruik worden genomen.
Deactivatieperiode voor kandidaten
De periode van inactiviteit waarna deelnemers worden gedeactiveerd. De gegevens van de kandidaten blijven wel bewaard. Door een kandidaat weer te activeren, kan het account weer in gebruik worden genomen.
Bewaartermijn persoonsgegevens
In de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vastgesteld dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. Om hieraan te voldoen worden inactieve kandidaten, adviseurs en contactpersonen automatisch verwijderd op basis van de gekozen bewaartermijn. Deze bewaartermijn wordt ook toegepast op de ingezette assessments en gegenereerde rapporten. De maximum bewaartermijn is twee jaar.
Mag inloggen als een andere gebruiker
Als je deze optie aanzet, kunnen adviseurs met 'log in als'-rechten inloggen op de (kandidaat)accounts die ze beheren.
Ixly ondersteuning toestaan
Als je deze optie aanzet, geef je de Ixly-helpdeskmedewerkers de mogelijkheid mee te kijken met je gebruikers om problemen op te lossen die aan de helpdesk gemeld worden.
Standaard rapporten
Wat kan je?
- Per beschikbaar assessment een standaard rapport selecteren.
Standaard rapport
Voor alle assessments die beschikbaar zijn binnen jouw organisatie, kun je het standaardrapport instellen. Het rapport dat als voorkeur ingesteld is, wordt automatisch gegenereerd wanneer een assessment door een kandidaat is afgerond. Hierin kan bijvoorbeeld een keuze worden gemaakt tussen een kort of uitgebreid rapport of een specifieke taal. De opties verschillen per assessment.
Indien beschikbaar, is een uitgebreid rapport standaard ingesteld. In een uitgebreid rapport wordt meer tekstuele toelichting gegeven op de resultaten van het assessment. Dit is bijvoorbeeld mogelijk bij de Werkgerelateerde Persoonlijkheidsvragenlijst (WPV). Wanneer je een kort rapport selecteert worden alleen de resultaten weergegeven in een grafische weergave zonder tekstuele uitleg. Naast de lengte van het rapport kun je ook de standaard taal van het rapport instellen. De taal is afhankelijk van de talen waarin het rapport beschikbaar is.
Zoals je hieronder ziet, is het ook mogelijk om bij een Engels assessment een standaardrapport in een andere taal te selecteren.
|
Tip: Het standaard rapport geeft aan welk rapport automatisch gegenereerd moet worden. Echter is het nog altijd mogelijk om op een later moment een ander rapport, bijvoorbeeld in een andere taal, te genereren. |
Credits bestellen
Wat kan je?
- Een nieuw rekeningnummer autoriseren via iDeal
- Credits bestellen
Credits bestellen met Incidenteel abonnement
In het Assessment Platform kun je wanneer je gebruik maakt van een Incidenteel abonnement credits bestellen om assessments mee in te kopen voor kandidaten. Het Incidenteel abonnement werkt als een pre-paid abonnement.
Om credits te bestellen ga je onder het menu Organisatie naar “Facturering”. Maak je gebruik van een nieuw account in het Assessment Platform, dan is er nog geen rekeningnummer ingesteld om de credits af te kunnen schrijven. Om credits te kunnen bestellen is het belangrijk om eerst een rekening te autoriseren. Dit doe je door te klikken op de betreffende link. Vervolgens klik je op de knop “Naar het betalingsscherm”. Vervolgens opent er een scherm waarmee je via iDeal een betaling van 0,10 euro kunt doen. De rekening is nu geautoriseerd.
Credits bestellen
Op de facturering pagina zie je een overzicht van het aantal beschikbare credits aan de linkerkant van het scherm. Om credits te bestellen, selecteer je eerst de gewenste creditbundel en vervolgens klik je op ‘’Toevoegen’’. Vervolgens kom je op een pagina terecht waar je een overzicht ziet van de bestelling met de bijbehorende kosten. Om de opdracht te bevestigen klik je op ‘’Naar het betalingsscherm’’. Vervolgens voltooi je de bestelling via iDeal of door middel van een factuur. Wanneer je dit hebt gedaan zie je dat het aantal credits op het facturering scherm aan de linkerkant is toegenomen met het aantal zojuist bestelde credits.
|
LET OP: je kan alleen credits bestellen als je een Incidenteel abonnement hebt op onze assessments. Bij een Frequent en Intensief abonnement ontvang je een maandelijkse factuur van de ingezette assessments. |