Het hoofdmenu: Kandidaten

Hier kan je alles regelen rondom kandidaten in het Assessment Platform. 

Wat kan je?

• Nieuwe kandidaten aanmaken (ook uploaden in grote aantallen)
• Kandidaten beheren
• Een proces of assessment aan jouw kandidaat koppelen
• Rapportinstellingen en zichtbaarheid
• Rapporten genereren
  
  

In het scherm “Kandidaten” kan je jouw kandidaten toevoegen, wijzigen, een mail sturen of een traject of assessment voor hen klaarzetten.

Kandidaten aanmaken

Door middel van de icoontjes bovenin het scherm kan je een nieuwe kandidaat aanmaken, een groep kandidaten uploaden door middel van een CSV bestand, of een exportbestand maken van jouw kandidaten. 

Kandidaten beheren

Daarnaast kan je een individuele kandidaat selecteren. Je ziet dan verschillende opties die voor deze kandidaat van toepassing zijn. Zo kan je een traject aan jouw kandidaat koppelen, de gegevens van de kandidaat wijzigen, afhankelijk van de instellingen van de organisatie kan je inloggen als de kandidaat, de kandidaat deactiveren, de resultaten bekijken of de kandidaat een welkomstmail sturen.

Heb je meerdere kandidaten geselecteerd, dan heb je de mogelijkheid om bulkacties uit te voeren. Bij bulkacties kan je denken aan het toewijzen van een traject aan meerdere kandidaten of een mail naar meerdere mensen tegelijk sturen. 

TIP: Wil je in de toekomst misschien bulkacties uitvoeren? Voorzie jouw kandidaten dan alvast van een label, ook als je dat nu misschien nog niet direct nodig hebt!

Kandidaat informatie 

Ook kan je op één van jouw kandidaten klikken om verdere gegevens in te zien of eventueel te wijzigen. Je kan ook hier weer een traject toewijzen, de kandidaat bewerken, enzovoort. Maar je ziet ook wanneer de kandidaat actief is geweest, welke coach aan de kandidaat gekoppeld is en de trajecten die voor de kandidaat klaarstaan. 

Het toewijzen van assessments en processen

Wanneer je een kandidaat hebt aangemaakt, kun je ook direct een assessment en/of een proces aan de kandidaat toewijzen. Je komt in een scherm terecht dat bestaat uit drie verschillende stappen.

Kandidaat aanmaken

Bij stap 1 vul je de primaire gegevens van de kandidaat in. Dit betreffen de persoonsgegevens van de kandidaat, maar ook bijvoorbeeld aan welke adviseur je de kandidaat wilt koppelen of welke normgroep je wilt hanteren voor de rapporten van de kandidaat (zie rapportagedoelstelling).

TIP: Je kan de adviseur later ook nog wijzigen. Je kan bijvoorbeeld eerst jezelf adviseur maken en de kandidaat later aan een andere adviseur koppelen.

TIP: Mocht je per ongeluk het e-mailadres van de kandidaat verkeerd hebben ingevuld, dan heb je de mogelijkheid om dit aan te passen. Als de uitnodiging voor het proces al verstuurd is naar de naar dit foutieve e-mailadres, dan zal de kandidaat op het nieuwe e-mailadres een e- mail krijgen om het (nieuwe) e-mailadres te accepteren.

Onderaan stap 1 klik je op volgende om een assessment of proces toe te wijzen. Wanneer je op opslaan klikt wordt de kandidaat opgeslagen en kun je op een later moment een taak toewijzen en een uitnodiging versturen. Wanneer je klikt op annuleren wordt er niets opgeslagen.

Assessment of proces selecteren

Bij stap 2 selecteer je of je een assessment of een proces wilt toewijzen. Als je een van de twee selecteert, zullen alle beschikbare processen of assessments in beeld komen. Om een losse test of vragenlijst toe te wijzen selecteer je Assessments. Wanneer je in jouw omgeving nog geen processen hebt gebouwd / gepubliceerd, zal het overzicht met Processen leeg zijn.

Overige instellingen
Je kunt een assessment ook makkelijker in een bepaalde taal vinden door een taal te selecteren.

Wanneer je het gewenste assessment of proces gevonden hebt, klik dan op de knop ´selecteren´. Je kunt meerdere assessments en processen aan een kandidaat toewijzen.

Kandidaat uitnodigen

Vervolgens klik je rechts onderin op ‘’Volgende’’ om bij stap 3 een uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen.

Bij stap 3 kies je welk e-mailtemplate je wilt gebruiken om als uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen. Vervolgens zie je een voorbeeld van de e-mail die verstuurd gaat worden.

Direct uitnodigen staat standaard aangevinkt. Kies je ervoor om nu geen uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen? Zet het vinkje dan uit. Je krijgt dan de mogelijkheid om de kandidaat op een later moment uit te nodigen.

Uitnodigingsmail Wanneer je een uitnodigingsmail naar een kandidaat stuurt, ontvangt de kandidaat een mail met een link waarmee deze een wachtwoord in kan stellen. Vervolgens krijgt de kandidaat toegang tot een eigen account, waarin deze alle toegewezen taken kan zien en starten. De kandidaat kan pas aan de slag wanneer deze een uitnodigingsmail heeft ontvangen en daarmee een wachtwoord heeft ingesteld.

TIP: Wil je graag een eigen e-mail template instellen? Kijk onder het kopje ’E-mail templates’ in deze handleiding hoe je dit kunt doen.

Rapportinstellingen en zichtbaarheid

Bij stap 3 heb je verder de mogelijkheid om te bepalen voor wie de resultaten als eerste beschikbaar worden gesteld, aan de deelnemer, aan de coach / adviseur, of aan beiden tegelijkertijd. Daarnaast kun je ook per rapport een andere rapportagedoelstelling (referentiegroep) instellen en kun je kiezen tussen de verschillende versies en talen van de rapporten die beschikbaar zijn. Klik op opslaan om de instellingen op te slaan en de uitnodigingsmail te versturen. De kandidaat kan nu aan de slag!

Rapporten genereren

Wanneer een kandidaat zijn of haar assessment(s) heeft afgerond kun je rapporten genereren *. Om te zien of de kandidaat assessments heeft afgerond kijk je naar de status. Wanneer er onder Status een groen blokje staat, dan heeft de kandidaat in ieder geval een assessment afgerond.

* Let op: Of je direct een rapport kunt genereren is afhankelijk van de instellingen. Wanneer je bijvoorbeeld hebt ingesteld dat de kandidaat als eerste toegang krijgt tot de resultaten, dan zal de kandidaat de resultaten eerst vrij moeten geven, voordat je een rapport kunt genereren.

Wanneer je op de naam van de kandidaat klikt, kun je ook zien dat de kandidaat bijvoorbeeld in dit geval de Divergent Denken Test heeft afgerond. Om een rapport te genereren, klik je op de drie puntjes rechtsboven naast de test en vervolgens op Rapport genereren. 

Vervolgens selecteer je het assessment waar je een rapport voor wil genereren. Wanneer je dit hebt geselecteerd, kies je het soort rapport dat je wil genereren. 

Nadat je beide opties geselecteerd hebt, selecteer je de juiste Rapportagedoelstelling en klik je op "Opslaan". Hierna wordt het rapport gegenereerd en zal het document gereed staan bij Documenten & Media.  

LET OP: Alleen wanneer je als gebruiker de rechten hebt om de rapporten van deze kandidaat in te zien, zal het gegenereerde rapport van de kandidaat zichtbaar zijn bij je Documenten & Media. Zie voor meer informatie de uitleg over de Gebruikersrechten.