Inloggen Demo
088 49 59 000

Kantoorgebouw De Blend

Vleutensevaart 100

3532 AD Utrecht (NL)

Inrichten 360 proces

Een 360 graden feedback project vraagt om goed ingericht te worden. We geven graag een aantal tips om daar goed mee om te gaan.

placeholder-header-centered

Er zijn in ieder geval twee componenten nodig: doelstellingen en een communicatieplan. Deze worden hieronder uitgelegd.

  • Doelstellingen 360 graden feedback
    360 graden feedback is het op gestructureerde wijze verkrijgen van feedback van je omgeving. Dat op zichzelf is nog niet het doel, het gaat erom wat je ermee wilt bereiken.
  • Communicatieplan 360 graden feedback
    Onze ervaring is dat communicatie voor, tijdens en na het 360 graden feedback project, van essentieel belang is voor het welslagen ervan. Het is belangrijk om goed te begrijpen hoe de verschillende doelgroepen zullen reageren op 360 graden feedback.


Doelstellingen

360 graden feedback is het op gestructureerde wijze verkrijgen van feedback van je omgeving. Dat op zichzelf is nog niet het doel, het gaat erom wat je ermee wilt bereiken. In principe zijn er twee hoofddoelen:

  • Ontwikkeling
  • Beoordeling

We zullen op beide ingaan.

360 graden feedback voor ontwikkeling

In Nederland komt deze doelstelling het meest voor. De intentie is het zelfinzicht te versterken. Dit kan in de context van trainingen of opleidingen, maar ook binnen organisaties wordt dit zo toegepast. Dit is ook de meest veilige toepassing, waarbij respondenten geneigd zijn eerlijk feedback te geven. Je ziet dan meer spreiding in de feedback, meer verschil tussen hoge en lage scores. De feedbackgever helpt immers de ander door goed aan te geven waar sterke en minder sterke punten liggen. Het is belangrijk dit doel ook goed te verwoorden. Ik heb wel meegemaakt dat het doel daadwerkelijk was mensen gelegenheid te geven aan zichzelf te werken, maar omdat gelijkertijd een reorganisatie werd doorgevoerd was men achterdochtig. Dat leidde er toe dat iedereen iedereen zeer hoge scores had. Voor het talent ontwikkelprogramma hadden we er vervolgens niks aan!

Belangrijk hierbij is om de feedback te verwerken naar een ontwikkelingsplan, om te borgen dat er iets met het inzicht gedaan wordt. De ontwikkeltips per competentie kunnen je op het spoor zetten.

360 graden feedback bij beoordeling

Wanneer 360 graden feedback gebruikt wordt bij het beoordelen van medewerkers, is het belangrijk daar zeer zorgvuldig mee om te gaan. Het risico op tactisch invullen van elkaars 360 graden′s ligt op de loer. In de VS vragen commerciële mensen bijvoorbeeld om hoge cijfers aan klanten, omdat dit effect heeft op hun honorering. De volgende aspecten zijn daarom van groot belang:

  • Het doel en de procedure moeten volstrekt helder zijn.
    De medewerkers dienen goed voorgelicht te worden op welke wijze de 360 graden feedback betrokken wordt bij de beoordeling. Wie selecteert welke respondenten en waarom? Heb je daar invloed op bijvoorbeeld? Wat gebeurt er met het rapport? Wat is de status van dat rapport?
  • Het beoordelingsproces moet als rechtvaardig ervaren worden.
    Vooral moet duidelijk zijn welke impact de uitkomsten hebben op arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingskansen. Vermijd wat mij betreft directe koppelingen aan bonussen of andere goodies. Het moet duidelijk zijn dat een medewerker de kans krijgt zijn goede kanten te tonen en zijn zwakkere competenties te verbeteren.
  • Er dient een open cultuur te zijn.
    Hoewel 360 graden feedback kan bijdragen aan een open cultuur, moet er wel een begin van openheid zijn. Wanneer niemand elkaar in de dagelijkse praktijk feedback geeft, zal deze methode mogelijk een brug te ver zijn. Bouw eerst aan vertrouwen in de arbeidsrelaties, vooral tussen hiërarchische lagen. Wanneer het vertrouwen te beperkt is, zou ik aanbevelen het instrument eerst puur ontwikkelingsgericht in te zetten.

Wanneer aan deze voorwaarden is voldaan, kan het een betekenis krijgen ingebed in de HR-cyclus. Daar kleven nog wel een fiks aantal vragen aan, we adviseren je graag.

360 Toolkit: Voordelen

Duidelijke rapporten
Beheer meerdere competentiesets
Ontwerp onbeperkt 360 graden feedback profielen
Beproefde 360 feedback vragenlijsten
In meerdere talen


Communicatieplan

Onze ervaring is dat communicatie voor, tijdens en na het 360 graden feedback project, van essentieel belang is voor het welslagen ervan. Het is belangrijk om goed te begrijpen hoe de verschillende doelgroepen zullen reageren op 360 graden feedback.

Een communicatieplan is wenselijk. Zeker als het gaat om organisatiebrede toepassing. Het lijkt vanzelfsprekend, maar het kan het slagen van het hele project in belangrijke mate bepalen. Richt daarom bij de implementatiefase een stuurgroep of projectgroep in met vertegenwoordigers van verschillende doelgroepen. Het is ook handig een interne communicatie adviseur te betrekken. Stel samen het communicatieplan op. Denk ook al na over de evaluatie en inbedding in HR-processen ná de implementatiefase.

Doelgroepen

We gaan er van uit dat de doelstellingen van 360 graden feedback bepaald zijn. In de stuurgroep benoem je vervolgens de doelgroepen in de organisatie. Dit zijn globaal:

  • Hoger management
  • Midden management
  • Medewerkers
  • Ondernemingsraad
  • Externe relaties
  • Feedback ontvangers
  • Feedback gevers

Je kunt nu in een rekenblad een matrix maken waarin je per doelgroep de boodschap verwoordt en de media kiest om deze boodschap over te brengen.

Boodschap

Ga bij het opstellen van de boodschap uit van je doelgroep. Wat heb ik eraan? Wat betekent het voor mij? Wat wordt van mij verwacht? Wanneer moet ik wat doen? Welke risico’s zijn er?

Dit werk je per doelgroep uit. Het helpt natuurlijk wel als de boodschap consistent is, maar een OR zal misschien andere zaken willen weten dan externe relaties. Bijvoorbeeld, wanneer een school besluit om leerlingen feedback te laten geven over leraren, dan willen ouders wellicht ook iets weten over het hoe en wat. Bijvoorbeeld, zijn de resultaten voor hen inzichtelijk? Welk effect heeft dat? Waarom mogen zij geen feedback geven? Wanneer een accountmanager feedback gaat vragen aan opdrachtgevers, willen die ook weten wat ermee gebeurt.

Deze boodschap kun je het beste testen door hem, voordat je hem breed verspreid, eerst aan een kleine groep te presenteren. Hoe komt het over, is dit zo helder, wat zou je nog meer willen weten? Dat zijn goede vragen om te stellen. Wanneer de doelgroepen vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep of een klankbordgroep, is dit natuurlijk een pré. Dit testen is vaak een kleine moeite, desnoods per e-mail, maar kan je helpen om effectiever de boodschap neer te zetten.

Media

De kern van effectief je media kiezen, is in mijn ervaring: houd het persoonlijk, relevant en tijdig. Sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij bestaande media die nu al effectief gebruikt worden. Wordt de intranet site goed gelezen, dan is dat handig bijvoorbeeld.

Organisatiebrede Kick-off
We hebben eens bij een gemeente een kick-off gehouden voor alle ambtenaren. We konden een muziekkapel buiten in het park gebruiken. Foppe de Haan, een lokale held, gaf de aftrap. De gemeentesecretaris gaf een toelichting. Gelukkig was het mooi weer! Vervolgens hebben alle medewerkers een korte workshop gevolgd om de betekenis van de kerncompetenties van de gemeente te vertalen naar hun eigen afdeling. In één middag werden de competenties zo persoonlijk, relevant en tijdig neergezet.

Trainingen en workshops
Trainingen voor leidinggevenden en workshops voor medewerkers zijn zeer zinvolle methoden. Voor leidinggevenden werken we meestal met een introductietraining waarin de doelen en het proces van competentiemanagement wordt neeergezet. Liefst met persoonlijke introductie door het hoger management. Vervolgens ontvangen ze een training in de toepassing van competentiemanagement. Het ontvangen van hun eigen 360 graden feedback maken we daar onderdeel van.
Verder is de gespreksvoering met medewerkers bij het ontvangen van 360 graden feedback natuurlijk belangrijk. Vooral hoe zij medewerkers kunnen helpen de feedback constructief te ontvangen en om te zetten naar persoonlijke ontwikkelplannen. Het coachen op competentieontwikkeling zou een goede toevoeging zijn.

Workshops voor medewerkers
Een zeer krachtige methode is, als alle medewerkers een workshop mogen volgen. In deze workshop ontvangen zij hun 360 graden feedback en plaatsen dit in de context van hun loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling. Daarbij gebruiken we vaak ook een vragenlijst voor drijfveren: Carrière Waarden. Dat geeft inzicht in wat je leuk vindt, en dat combineert goed met wat je kunt om een POP op te stellen. Door deze workshops wordt 360 graden feedback en competentiemanagement zeer persoonlijk. Van een abstract verhaal wordt het zo heel concreet.

Overige media
Natuurlijk is het mooi om een naslagwerk met competenties en ontwikkelsuggesties op het intranet te plaatsen. Dat maakt het toegankelijk. Daarbij kun je gebruik maken van onze gratis downloads of eenvoudig doorlinken vanaf je website. Ook is het leuk handzame foldertjes aan te bieden, we hebben zelfs boekjes ter grootte van een creditcard gemaakt. Deze konden leidinggevenden en medewerkers gebruiken bij hun gesprekken. Maar denk niet dat dit soort middelen volstaan! Ze zijn hoogstens aanvullend op persoonlijke communicatie.

Inbedding

Denk ten slotte na over de inbedding. Wat gebeurt er een half jaar na de introductie? Vaak zien we dat bij de start er veel aandacht is, maar dat het daarna afzwakt. Terwijl sommige doelgroepen pas veel later betrokken worden. Inbedding van ook de communicatie in de HR cyclus is daarmee essentieel.