Handleiding Team Leadership Competence Questionnaire

Inleiding

Het leiden van een team is een complexe opgave. Het vereist van de leidinggevende verschillende vaardigheden maar ook zeker een sterke intrinsieke motivatie om leiding te kunnen geven. De Team Leadership Competence Questionnaire (TLC –Q) is een vragenlijst die de leiderschapsstijl, competenties en motivatie van een manager in kaart brengt.

Een competentie geeft het vermogen aan om bepaalde resultaten te bereiken. Dit komt voort uit persoonlijke kwaliteiten, intelligentie, motivatie en waarden. De competentie is geoperationaliseerd in zogenaamde gedragsindicatoren. Dit zijn korte beschrijvingen van objectief waarneembaar gedrag, die een indicatie geven of de teamleider over die competentie beschikt.

Binnen deze lijst wordt gekeken naar zowel de competentie als de motivatie om leiding te geven van een persoon. Dit wordt gedaan in relatie tot het huidige team van de manager. Voor een aantal managementcompetenties wordt onderzocht of de persoon die stijl leuk vindt om toe te passen, vaak inzet en goed beheerst. Tevens wordt teruggekoppeld, afhankelijk van de situatie en de gestelde doelen, wat de meest effectieve managementstijl is om in te zetten in de huidige situatie. Dit heeft een parallel met situationeel leidinggeven. De benadering die effectief is, is afhankelijk van het type resultaten die met het team bereikt moeten worden. Een andere situatie kan om ander gedrag vragen. De vragenlijst geeft aan welke competenties van de teamleider gevraagd worden in de huidige situatie. De vragenlijst leidt tot een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), waarin aangegeven staat welke competenties verder ontwikkeld dienen te worden en of deze aansluiten bij de motivatie van de manager.

Twee varianten
De TLC-Q is beschikbaar als zelfbeoordelingslijst en als 360 Competentie Monitor. De zelfbeoordelingslijst wordt alleen ingevuld door de betrokken manager. De 360 TLC-Q wordt eveneens ingevuld door de teamleden waar de teamleider leiding aan geeft. De TLC-Q en 360 TLC-Q worden vooral toegepast als nulmeting en als evaluatie instrument bij management coaching en training. In deze handleiding worden de achtergronden en toepassing van de vragenlijst verder beschreven.

1. Achtergrond van de Team Leadership Competence Questionnaire

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de achtergronden van de Team Leadership Competence Questionnaire.

1.1  Het Team Leadership Competence Model

Het leiden van een team vereist een aantal specifieke competenties. Het is daarom in veel situaties van belang om in kaart te brengen of de manager over deze benodigde competenties beschikt. Tevens is het van belang de “match” tussen managementstijl van een (potentiële) leidinggevende en de behoeften van het te leiden team te bepalen.

Ixly, als HRM adviesbureau, is actief op het gebied van management coaching en management trainingen. Ixly had de behoefte om te beschikken over een instrument waarmee op meer objectieve wijze de competenties van teamleiders in kaart te brengen. Vanuit deze gedachte is begonnen met de ontwikkeling van de Team Leadership Competence questionnaire, kortweg de TLC-Q.

De TLC-Q is ontwikkeld door dhr drs. Diddo van Zand van Ixly in samenwerking met Dhr. Rendel de Jong van de Universiteit Utrecht. De lijst is ontwikkeld op basis van een tweetal informatiebronnen. Ten eerste is een literatuuronderzoek naar managementstijlen, managementcompetenties en motivatie verricht. Ten tweede is er gebruik gemaakt van informatie afkomstig uit de analyse van een groot aantal leidinggevende functies middels de STAR-methode. Deze methode wordt gekenmerkt door het feit dat er voor iedere functie gekeken wordt naar vier zaken, te weten Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Dit houdt concreet in dat er voor verschillende situaties wordt gekeken wat een leidinggevende moet doen om in die betreffende situatie te excelleren, wat zijn competenties  moeten zijn om de betreffende situatie met een goed resultaat af te sluiten.

Vervolgens zijn inzichten uit beide bronnen samengevoegd. Dit heeft geleid tot het definiëren van het Team Leadership Competence Model. Dit model gaat uit van 13 verschillende managementstijlen, te weten:

• Argumenteren. In staat zijn om inhoudelijk sterke argumenten in een debat aan te voeren en deze met overtuiging te presenteren.
• Consulteren. Op open wijze met teamleden discussiëren en zaken bespreken.
• Ondersteunen. Sociale en emotionele ondersteuning bieden.
• Structureren. Duidelijke doelen aangeven en deze verhelderen. Procedures (laten) vastleggen om rollen en processen te sturen.
• Empowerment. Vergroten van het gevoel van zelfsturing bij teamleden.
• Inspireren. Enthousiasme creëren over toekomstige mogelijkheden en resultaten. Persoonlijke betrokkenheid en enthousiasme tonen.
• Genereren. Innovatieve ideeën ontwikkelen en naar voren brengen. Constructief voortbouwen aan ideeën van anderen.
• Delegating. Verantwoordelijkheid delegeren. Duidelijke instructies geven in termen van gewenste resultaten.
• Overtuigen. Anderen overtuigen door te argumenteren en voorbeelden te noemen. Sterk geloven in de waarde van je eigen voorstellen, daar vasthoudend in zijn.
• Management control. Regels en normen stellen voor teamleden. Werk van teamleden controleren en corrigeren.
• Verbinden. Gemeenschappelijke interesses, waarden en doelen benadrukken.
• Coachen. Kwaliteiten van teamleden onderkennen, benoemen en uitbouwen.
• Intern vertegenwoordigen. Zorg dragen voor een goede naam van het team in de organisatie en daarbuiten.
• Extern vertegenwoordigen. Informele en formele relaties opbouwen en onderhouden. Actief zijn in een extern netwerk.

Het idee achter dit model is dat een persoon een bepaalde natuurlijke aanleg heeft voor een specifieke managementstijl. De motivatie om een specifieke competentie (verder) te ontwikkelen welke gerelateerd is aan een bepaalde stijl van leidinggeven is in grote mate afhankelijk van deze aanleg, dit talent.

Om te kunnen spreken van effectief leidinggeven is het van belang dat de competenties en stijl van de leidinggevende aansluiten bij de gestelde doelen binnen een team, de specifieke samenstelling van een team, en de uit deze zaken voortkomende behoeften van het team. Het is dus van belang in kaart te brengen waar de sterke en zwakke punten van een leidinggevende liggen en deze te vergelijken met de huidige situatie in het team. Het type resultaten dat iemand voortbreng is immers een gevolg van de competenties die ingezet worden. Een goede “match” tussen managementstijl en de voor het team noodzakelijke resultaten is dus van essentieel belang.

2. De Team Leadership Competence Questionnaire

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de Team Leadership Competence Questionnaire zelf en de resultaten die aan de hand van deze lijst verkregen worden. Tevens worden suggesties voor gebruik van deze lijst gegeven.

2.1 Opbouw van de lijst

De TLC-Q is als zelfbeoordelinglijst en als 360 Competentie Monitor beschikbaar. Bij de zelfbeoordelingslijst vult alleen de betrokken teamleider de lijst in, in de 360 CM variant beantwoorden ook de teamleden de vragenlijst.

De lijst bestaat uit twee delen:

1. Gedragsbeschrijvingen

In dit deel worden 39 gedragsbeschrijvingen gegeven, voor iedere competentie zijn de drie meest kenmerkende gedragingen als indicator genomen voor die competentie.

Zelfbeoordeling
De manager beantwoordt bij de gedragsbeschrijvingen drie vragen:

1. hoe leuk vind je dit om te doen
2. hoe goed ben je hierin
3. hoe vaak laat je dit gedrag in je huidige team zien.

Voorbeeld: “bespreken van de toekomst met het team”

Respondenten bij de 360 variant
De respondenten bij de 360 variant beantwoorden alleen de derde vraag, hoe vaak doet uw manager dit?

2. Doelen en Resultaten

In dit deel wordt een lijst met doelen en resultaten die met het team te behalen zijn gepresenteerd. Uit deze lijst dient de persoon drie prioriteiten te selecteren en deze op mate van belangrijkheid te rangschikken. Deze vraag wordt zowel aan de teamleider als aan de respondenten voorgelegd.

2.1. Resultaten

Aan de hand van de resultaten van de lijsten wordt inzicht gegeven in de mate van effectief leidinggeven door de betreffende persoon aan dat specifieke team. Tevens wordt een algemeen beeld m.b.t. de managementstijlverkregen.

De resultaten kunnen onverdeeld worden in 5 categorieën. In de zelfbeoordelingsvariant worden alleen de zelfbeoordeling weergegeven. In de 360 CM variant worden telkens de beoordelingen van de respondenten betrokken.

• De motivatie van de betreffende persoon om een leidinggevende functie te bekleden en welke vormen van leidinggeven deze persoon respectievelijk het meest en het minst motiveren. Dit wordt teruggekoppeld aan de hand van de 13 gedefinieerde managementstijlen zoals geformuleerd in het Team Leadership Competence Model (zie hoofdstuk 1).
• Een sterkte-zwakte analyse gebaseerd op de door de persoon gegeven antwoorden. Hieruit komt naar voren hoe de persoon zijn eigen competentie voor teamleiderschap beoordeelt. Deze terugkoppeling vindt eveneens plaats in termen van het Team Leader Competence Model.
• In welke mate de persoon in de praktijk ook daadwerkelijk leiderschapsgedrag vertoont. Tevens wordt, wederom in termen van genoemd model, aangegeven welke vaardigheden het meest en het minst gebruikt worden. In dit gedeelte worden bij de 360 variant de resultaten van de teamleden betrokken.
• Gebaseerd op de motivatie, sterkte-zwakte analyse en praktijk, wordt aangegeven in hoeverre de managementstijl van de betreffende persoon meer neigt naar mensgericht dan wel naar taakgericht leidinggeven.
• Gebaseerd op motivatie en de uitkomsten van de sterkte-zwakte analyse wordt weergegeven welke kerncompetenties de betreffende persoon kenmerken. Deze kerncompetenties zijn van invloed op het soort resultaten die de persoon zal nastreven.

Tot slot wordt een analyse op bovenstaande resultaten toegepast waarbij wordt gekeken naar de “match” tussen de managementstijl en competenties van de betreffende persoon en de behoeften in het team. Wanneer tussen deze twee zaken een “gap” blijkt te zijn dan wordt hierover advies gegeven.

2.3  Suggesties voor gebruik

De TLC-Q heeft twee duidelijke toepassingsgebieden. Ten eerste is deze lijst uitermate geschikt om te gebruiken voor management-coaching. De lijst kan hier fungeren als instrument voor het in kaart brengen van de situatie voorafgaand aan de coaching-sessies (voormeting) en het in kaart brengen van dezelfde situatie na afloop van de coaching sessies (nameting). Hierdoor kan een vergelijking gemaakt worden tussen deze twee situaties en kan het coachingtraject geëvalueerd worden.

Bij de intake of analysefase van een management coaching traject ontstaat met de TLC-Q goed inzicht in de zelfbeoordeling van de coachee. De teamleden kunnen in de 360 CM variant hun feedback geven. Dit biedt een solide basis om competentie gericht te coachen op basis van een solide en brede analyse. Een groot voordeel is dat de coaching rekening kan houden met de specifieke doelen en situatie.

Het tweede toepassingsgebied is bij management-training. Hierbij kan het instrument dienen om bij aanvang van de training een sterkte-zwakte analyse van een persoon te maken en om in kaart te brengen voor welke competenties de persoon gemotiveerd is ze te gaan ontwikkelen. Op basis van deze gegevens kan de trainingsaanpak bepaald worden.  

Deze lijst is met name ontwikkeld voor managers die direct aan teamleden leiding geven. Het invullen van de TLC-Q neemt ongeveer 40 minuten in beslag.