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3532 AD Utrecht (NL)

version 11-06-2019

Conditions générales Ixly SARL

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Application

Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les contrats et à tous les devis concernant les services et les produits, dont les abonnements d’Ixly SARL, siège social à Utrecht, Chambre de Commerce Utrecht : 30204571, nr. TVA : 8145.04.255.B.01, avec ses clients professionnels.

Tarifs

Les tarifs mentionnés ne comprennent pas la TVA. Le délai de paiement est de 15 jours. Après dépassement de ce délai, la comptabilisation des intérêts moratoires pourra être appliquée. Dans une situation de retard de paiement, nous nous réservons le droit de désactiver les services sans que cela n’ouvre le droit à quelconque restitution.

Ixly se réserve le droit de modifier les tarifs de ses tests et ses abonnements. Ces modifications seront annoncées au moins un mois avant leur application.

La facturation s’effectue en grande partie de manière automatisée, mensuellement, le premier jour ouvrable du mois, facturant l’utilisation des applications web du mois précédent ainsi que les licences du mois suivant. En tant que client, vous êtes responsable de l’actualisation de vos données dans notre système. Des retards de paiement pourront entraîner la désactivation des comptes personnels dans les applications du site, sans que ceci ne suspende l’obligation d’acquittement.

Contrat

Le contrat est validé par inscription sur un de nos sites web qui permet la consultation des présentes conditions ou par signature d’un devis. La durée de validité minimale du contrat est de 12 mois, délai après lequel il sera résiliable mensuellement en respectant un préavis d’un mois. La résiliation ne pourra pas donner lieu à la restitution des crédits non-utilisés.

Chacune des deux parties est autorisée à résilier le contrat pour quelconque raison, dans la mesure où la durée de validité initiale du contrat ainsi que le délai de préavis seront respectés. Aucune restitution ne sera effectuée.

Vous ne pourriez transférer aux tiers aucun avantage ni aucune obligation découlant du contrat, sans autorisation préalable et par écrit, de la part d’Ixly.

En cas de résiliation du présent contrat conforme les conditions stipulées, ni Ixly, ni vous ne pourront être tenus responsable pour des dommages ou des pertes subis par un tiers.

Ixly se réserve le droit de refuser (une demande de) un contrat sans en donner ses motifs.

Le contrat standard sur le traitement des données personnelles fait partie des conditions générales et se trouve en annexe.

Propriété intellectuelle

Vous acceptez et vous prenez acte inconditionnellement du fait que les prestations, le contenu, le code source et les informations sur le site web sont couverts par la protection de droits d’auteur, droits de marque ou d’autres droits à la propriété d’Ixly et d’autre législation. Ni le contrat, ni l’utilisation des produits Ixly n’ouvrent un droit quelconque au droit d’auteur ou au droit de marque, ni atteint de quelconque manière les droits de propriété exclusifs du droit d’auteur et du droit de marque d’Ixly. Vous consentez à ne modifier, copier, reproduire, louer, prêter, vendre ou reconceptualiser d’aucune façon quelconque contenu du site web. Les mêmes restrictions restent en vigueur à propos des tests, des codes et du logiciel.

Propriété intellectuelle de votre banque de données et du contenu

Vous restez propriétaire de votre banque de données ainsi que de toutes vos applications. Ainsi, vous êtes en droit de faire une demande d’exportation de vos données, dont celles de l’utilisateur, des résultats et des données des tests, du contenu dans le 360-Toolkit et le Process-Toolkit. Selon la nature et l’étendu de ces données, des frais d’apport, d’exportation de données, peuvent cependant y être liés.

Garantie d’utilisateurs professionnels

Lorsque vous utilisez notre site web en tant que professionnel et que vous intégrez notre produit pour établir des conseils aux tiers, vous attestez :

De votre compétence, qualification, certification ou autorisation de conduire des tests psychologiques dans les différents domaines de votre compétence , tels que l’évaluation, l’encadrement, dispenser des formations de Gestion de Ressources Humaines. Le tout conforme la législation en la réglementation en vigueur (dans votre pays).

D’agir et d’utiliser le produit en conformité avec des standards professionnels nationaux et internationaux et selon l’éthique professionnelle.

D’agir et d’utiliser le produit en conformité avec le cadre juridique, les instructions et les directives ainsi qu’avec toutes les autres réglementations gouvernementales ou semi-gouvernementales applicables.

En vue de la mise à disposition d’un certain nombre de prestations et de produits, Ixly est en droit de tester votre fiabilité et vos connaissances professionnelles avant de vous autoriser l’accès à ceux-ci. Ixly se réserve le droit de vous refuser l’accès, sans motivation.

Confidentialité et sécurisation de l’information

La protection de votre vie privée retient toute notre attention. Le traitement des données vous concernant est encadré par les règles suivantes :

  • Nous ne partageons pas de données personnelles avec des tiers.
  • Toutes les données sont stockées et traitées dans un environnement sécurisé.
  • À l’expiration de votre compte, toutes les données personnelles seront supprimées de notre banque de données.
  • Les résultats de vos tests et d’autres données personnelles ne seront utilisés à des fins d’analyse statistique que de manière anonymisée.
  • Les comptes rendus sont automatiquement supprimés au bout de deux ans. Si vous le souhaitez, cette période peut être raccourcie.

Ixly se réserve le droit d’utiliser les données des professionnels et de leurs clients dans leur intégralité de manière anonymisée à des fins d’évaluation et de développement de ses tests et de ses prestations. Ceci s’applique – mais n’est pas restreint – à la recherche, afin de développer des groupes normés et d’effectuer des analyses statistiques, par exemple. En aucun cas, Ixly se mettra directement en contact avec, avec vous ou avec un de vos clients, ni par écrit ni de quelque autre façon, sauf si vous en avez explicitement fait la demande ou pour s’assurer d’une prestation de services correcte.

Pour garantir la sécurisation des données, Ixly a procédé à l’implémentation d’un important système de gestion de données. Ce système définit toutes les mesures mises en place pour garantir la confidentialité et l’intégrité ainsi que la disponibilité des données. Ce système de gestion est soumis à une évaluation annuelle par des acteurs indépendants.

Responsabilité

Toute responsabilité en rapport avec l’utilisation du produit ou avec la résiliation ou la fin du contrat, tout particulièrement en relation avec l’interprétation résultats de test et les conclusions qu’y sont liées, ainsi qu’avec la perte de données, est exclue. Le produit fournit de l’information utilisable et susceptible d’aider lors de la prise des décisions, mais il ne pourra jamais constituer une source d’information fiable à lui seul. Ixly SARL n’accepte pas de responsabilité pour l’usage abusif de votre mot de passe personnel ou de ceux de vos clients.

Malgré toute l’attention qu’Ixly porte à la qualité et la disponibilité de ses services en ligne, nous les proposons à base du ‘tel quel’. Cela signifie que nous ne garantissons pas la disponibilité de nos services et du contenu de notre site de manière ininterrompu, en temps utile, sécurisé ou exempte d’erreur. L’état actuel de l’internet ainsi que la vitesse et la fiabilité des connexions empêchent de tels garantis. Les années précédentes nous atteignions une disponibilité de plus de 99,5%, mais aucun droit n’y découle.

Exigences au niveau du système informatique

Il est important que les utilisateurs disposent d’un système informatique répondant à un certain nombre d’exigences, tel que l’installation de Flash. Vous pouvez consulter les exigences actuelles du système informatique, ici :

  • Internet Explorer (IE 8 ou plus) ou une version récente de Chrome, Firefox ou Safari *. Si vous utilisez IE8, il peut arriver que la mise en page ne soit pas toujours optimisée, car ce navigateur ne supporte pas toutes les fonctions de mise en page.
  • Javascript activé et Flash (8 ou plus) installé. Flash est indispensable au bon fonctionnement des Tests de compétence s’appuyant sur des enregistrements Vidéo.
  • Une connexion internet suffisamment rapide. Normalement, au moins 2 Mbps pour une utilisation normale et 4 Mbps pour des tests avec webcam.
  • Au moins 512 MB de mémoire RAM et suffisamment d’espace libre sur le disque dur. Au moins 1024mb pour des tests avec utilisation de la webcam.
  • Résolution d’écran au moins 1024×768 pixels
  • Officiellement nous ne soutenons que seulement des connexions internet ouvertes. Sur le terrain, il suffit généralement que les portes 80, 443 et 1935 (pour les tests webcam) soient accessibles.
  • Des nouvelles releases pourront imposer d’autres exigences du système informatique.

Helpdesk

Pendant les jours ouvrables, notre helpdesk est à votre disposition entre 8h30 et 18h00, pour toute question, de préférence par é-mail : helpdesk@ixly.nl. Nous vous contacterons dans la demi-heure pour répondre à vos questions et pour mettre en place des solutions convenables à d’éventuels problèmes.

Plaintes

Aucune complainte ne sera officiellement considérée comme déposée, sauf si elle a été transmise à Ixly SARL par écrit ou par émail, dans les deux semaines qui suivent la découverte – ou la possibilité raisonnable de la découverte – du défaut et de l’erreur, accompagnée d’une spécification de tous les détails en rapport avec le sujet et la nature de la plainte. Les plaintes doivent être formulées en néerlandais ou en anglais.

L’encadrement et l’interprétation liés au présent contrat se feront conformes la loi néerlandaise. La juridiction en matière des réclamations découlant du présent contrat, relève de la compétence exclusive du tribunal d’arrondissement d’Utrecht (Pays-Bas).

Conditions complémentaires pour les utilisateurs API (Application Programming Interface ; Interface de Programmation d’Application)

Avec un API, le Test-Toolkit vous offre la possibilité d’accéder aux tests à l’aide d’autres systèmes de logiciel et de les intégrer dans les processus de RH. Ceci à condition que les tests ainsi accédés seront toujours proposés à base individuelle derrière des codes d’identifiant et ne seront pas accessibles publiquement. Les clients souhaitant s’appuyer sur une telle accessibilité sont tenus à préalablement autoriser la communication de leurs applications dans lesquelles les tests seront réalisés. Ainsi, Ixly pourra autoriser la mise à disposition de (certains) tests via l’API. Ixly restera en droit de procéder à un suivi pour vérifier si l’utilisation s’effectue dans le respect des engagements et pourra mettre fin à la collaboration si elle considère que l’application n’est pas en conformité avec les engagements pris.

La partie accédant aux tests via l’API doit disposer de suffisamment de personnel compétent en ICT ainsi que d’un système suffisamment stable pour une mise en place efficace de l’API. Dans les prestations de service via l’API, le helpdesk d’Ixly ne prend en charge que les demandes des personnes responsables du bon fonctionnement du système et n’inclut pas celles des utilisateurs (finaux) ou les candidats.

Ixly SARL

Contrat standard sur le traitement des données personnelles Ixly SARL

Index

Article 1. Définitions.

Article 2. Objet du présent Contrat sur le traitement des données

Article 3. Validation et durée

Article 4. Étendu de l’Autorisation du Traitement des données Ixly SARL

Article 5. Sécurisation du Traitement

Article 6. Clause de confidentialité du Personnel d’Ixly SARL

Article 7. Traitement en sous-traitance

Article 8. Assistance juridique pour les droits de la personne concernée

Article 9. Infractions en rapport avec les Données Personnelles

Article 10. Restitution des Données Personnelles

Article 11. Obligation d’information et procédure de contrôle

 

Annexe 1. Le traitement des données personnelles

Annexe 2. Mesures techniques et organisatrices appropriées

Annexe 3 : Engagements concernant les infractions en rapport avec les données personnelles

Contrat sur le traitement des données personnelles

Le présent contrat sur le traitement des données personnelles fait partie intégrante de tous les contrats entre Ixly et ses clients et est validé à ce titre sauf dans les cas où, à la demande du client, un accord séparé a été conclu.

CONSIDÉRANT QUE :

Dans la mesure où Ixly SARL procède au traitement des données personnelles pour le Client dans le cadre du Contrat, le Client est qualifié comme Responsable de Traitement des Données Personnelles en vertu de l’article 4, partie 7 et partie 8, du Règlement, et Ixly comme Agent de Traitement ;

Les Parties dans ce Contrat sur le traitement des Données Personnelles, telles que désignées dans l’article 28, alinéa 3, du Règlement, souhaitant fixer leurs décisions concernant le Traitement de Données Personnelles par Ixly.

CONVIENNENT :

Article 1. Définitions

Dans le présent Contrat sur le traitement des données personnelles, la désignation des termes et notions est définie de manière suivante :

1.1    Le concerné : la personne concernée par la collection des données personnelles.

1.2    Infraction en rapport avec les Données Personnelles : une atteinte à la sécurité, conduisant accidentellement ou de manière illégitime à la destruction, la perte, la modification, le partage non-autorisé des ou l’accès non-autorisé aux données stockées, transférées ou autrement traitées.

1.3    Contrat : le contrat entre le Client et Ixly SARL, ainsi que les annexes l’accompagnant.

1.4    Données Personnelles : tout renseignement sur une personne physique identifiée ou identifiable, traité par Ixly SARL dans le cadre du Contrat pour le Client.

1.5    Règlement : Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement européen et de la Commission Européenne du 27 avril 2016, sur la protection de personnes physiques en rapport avec le traitement des données personnelles et concernant la circulation libre de ces données et conduisant à l’abrogation de la Directive 95/46/EG (règlement général sur la protection des données).

1.6    Contrat sur le traitement des données personnelles : le présent contrat.

1.7    Traitement : une opération ou un ensemble d’opérations dans le cadre du Contrat en matière de Données personnelles ou d’un ensemble de Données Personnelles, réalisée(s) au sein d’un processus automatisé ou non, telle(s) que la collection, l’enregistrement, la classification, la structuration, le stockage, l’actualisation ou la modification, l’accès, la consultation, l’utilisation, la mise à disposition par envoi, distribution ou autre, l’alignement ou la combinaison, le cloisonnement, la suppression ou la destruction.

Article 2. Objet du présent Contrat sur le traitement des Données personnelles

2.1    Le présent Contrat sur le traitement des Données Personnelles définit le Traitement des Données personnelles par Ixly SARL dans le cadre du Contrat.

2.2    La description de la nature et l’objectif du Traitement, le type de Données Personnelles et les catégories des Personnes concernées est incluse dans l’Annexe 1.

2.3    Ixly SARL assure la mise en place des mesures techniques et organisatrices pour que le Traitement réponde aux exigences définies dans le Règlement et que la protection des droits de la Personne Concernée soit garantie.

2.4    Ixly SARL s’engage à répondre aux exigences de la législation et les régularisations en vigueur, sur le traitement des Données Personnelles.

Article 3. Validation et durée

3.1    Le présent Contrat sur le traitement des Données Personnelles entre en vigueur au moment de la conclusion du contrat principal par les deux Parties.

3.2    Le présent Contrat sur le traitement des Données Personnelles prend fin avec la fin du contrat principal et dans la mesure où Ixly SARL aura supprimé ou restitué toutes les Données Personnelles, conforme l’article 10.

3.3    Aucune des Parties ne pourra résilier le présent Contrat sur le traitement des Données Personnelles de manière anticipé, sous réserve de modifications indispensables découlant de la législation ou la jurisprudence.

Article 4. Étendue/Domaine de Compétence/Autorité de Traitement Ixly SARL

4.1    Ixly SARL ne traitera les Données Personnelles seulement à la demande de et selon les instructions du Client sous réserve des dispositions dérogatoires juridiques auxquelles Ixly SARL est soumis.

4.2 Lorsque des obligations légales obligent Ixly SARL de partager des Données personnelles, il en informe le Client immédiatement et si possible, préalablement.

Article 5. Sécurisation et Traitement

5.1    Ixly SARL mettra en place les mesures de sécurité techniques et organisatrices, telles que décrites dans l’Annexe 2.

5.2    Les Parties admettent que la garantie d’un niveau de sécurité approprié est susceptible de conduire de manière continue à la mise en place des mesures supplémentaires de sécurité. Ixly SARL assure un niveau de sécurité adapté aux risques.

5.3    Ixly SARL ne traitera pas de Données Personnelles hors de l’Union Européenne, sauf en cas d’autorisation explicite et par écrit par le Client et sous réserve d’obligations légales.

5.4    Ixly SARL informe le Client sans délai déraisonnable de tout Traitement de Données Personnelles ou de toute infraction aux mesures de sécurité définies dans le premier et le deuxième alinéas. Cette information sera communiquée aux personnes inscrites au Test-Toolkit en tant qu’administrateur de l’organisation.

5.6    Ixly SARL fournit l’assistance auprès du Client dans l’acquittement des obligations découlant des articles 32 jusqu’à 36 du Règlement.

Article 6. Clause de Confidentialité du Personnel d’Ixly SARL

6.1    Les Données personnelles ont un caractère confidentiel et sont couvertes par le secret professionnel. Ixly SARL a engagé son Personnel à respecter la confidentialité. Sur demande nous mettons à disposition notre stratégie de sécurisation d’information qui fait partie intégrante des contrats de travail d’Ixly ainsi que des contrats avec des fournisseurs concernés.

Article 7. Traitement par sous-traitance

7.1 Lorsque Ixly SARL fait appel à un tiers pour accomplir des activités de traitement au bénéfice du Client, celui-ci sera, lors de l’établissement du contrat, soumis aux mêmes contraintes concernant la protection de données personnelles que celles inclus dans ce Contrat sur le traitement des Données Personnelles. L’Agent de traitement reçoit une notification (de modification) dans le Traitement en sous-traitance aux personnes de contact dans notre système.

Article 8. Assistance dans le cadre des droits du Concerné

8.1 Ixly SARL fournit de l’aide auprès du Client dans l’acquittement de ses obligations de répondre aux demandes de l’exercice des droits du Concerné, déterminés dans le chapitre III du Règlement.

Article 9. Infraction en rapport avec les Données Personnelles

9.1    Ixly SARL informe le Client sans délai déraisonnable de toute infraction en rapport avec les Données Personnelles portée à sa connaissance, en conformité avec les engagements définis dans l’Annexe 3.

9.2    Après notification telle que prévue dans l’ alinéa, Ixly SARL informe Le Client également sur les développements autour de l’Infraction en rapport avec les Données Personnelles.

9.3    Les Parties prendront en charge les frais encourus par eux en rapport avec la signalisation auprès des autorités de contrôle compétentes et auprès du Concerné.

Article 10. Restitution des Données Personnelles

10.1 Après la fin du contrat, Ixly SARL procédera à la restitution auprès du Client ou à la suppression de toutes les Données Personnelles, selon le choix du Client. Ixly SARL supprime les copies, sous réserve de dispositions légales dérogatoires.

10.2 Les Données Personnelles seront restituées dans un ensemble de données dans un format de fichier courant.

Article 11. Obligation à l’information et procédure de contrôle

11.1 Ixly SARL mettra à disposition toutes les informations nécessaires pour attester du bon et dû respect des engagements découlant de ce Contrat sur le traitement des Données Personnelles.

11.2 Ixly SARL s’engage à coopérer sans retenu dans les procédures de contrôle.

11.3 Avec une fréquence annuelle, Ixly SARL mettra à la disposition du Client une déclaration d’expert externe et indépendant, évaluant le respect desdits engagements.

Article 12. Responsabilité

12.1 Lorsqu’une des Parties manque de manière évidente à ses obligations reposant sur elle en vertu de ce Contrat sur le traitement des Données Personnelles, le Règlement et/ou d’autres législations ou réglementation, Celle-ci sera tenue responsable pour des dommages ainsi causés à l’autre Partie.

12.2 La responsabilité des Parties se limite aux dommages directs et au montant maximal versé par l’assureur de la Partie (tenue) responsable.

Annexe 1. Le Traitement des Données Personnelles

  1. L’objet/ la nature et l’objectif du Traitement :

L’objet / la nature et l’objectif du traitement relèvent du client. Généralement l’objectif du traitement se définit dans le cadre du conseil auprès des concernés à l’égard de leur carrière, les décisions le concernant, des renseignements d’appui dans les décisions de sélection, du développement des compétences et de personnalité. Des données de connexion sont enregistrées également.

  1. Le type de données personnelles

Il s’agit primairement des données personnelles courantes, telles les coordonnées. Dans l’objectif de conseiller en matière de réintégration, certains questionnaires interrogent sur des données médicales. Dans ces cas, une autorisation supplémentaire sera demandée, accompagnée d’une précision de son efficacité.

  1. Description des catégories de Données Personnelles

Nom, date de naissance, e-mail, genre, niveau de formation, réponses aux questions et résultats des tests et des questionnaires.

  1. Description des catégories Concernés
  2. a)   Les Concernés sont les employés d’une organisation ou de clients du Client
  3. b)   Les postulants, les candidats ou les participants dans les organisations ou chez les clients.
  4. Description des catégories de destinateurs des Données Personnelles
  5. a)   Le conseiller du client (psychologue, recruteur, coach, trainer) est autorisé à consulter individuellement ces données du concerné. Le conseiller entre en concertation avec le concerné et lui demande l’autorisation pour le partage des données personnelles avec ses clients.
  6. b)   Après autorisation du client, le Customer Support d’Ixly aura accès aux données du concerné à des fins d’assistance et d’appui/ support.

Annexe 2. Des mesures techniques et organisatrices appropriées

Ixly SARL est certifié ISO 27001 et a mis en place nombre de mesures dans le cadre de la protection des données. Parmi les plus importantes, nous listons :

  • Le cryptage et les certificats de sécurité
  • La stratégie en matière de mots de passe reposant sur la traçabilité individuelle des identifiants
  • Traçabilité des modifications
  • Back-up avec rétention
  • Mise en place des firewalls
  • L’anonymisation des données à caractère personnel
  • Gestion de l’environnement de travail fréquent pour les mises à jour et les patches
  • Suivi en enregistrement
  • Stratégie de sécurisation d’information
  • Contrôle annuel externe de la sécurité des données

Pour les clients, un document précisant les mesures techniques et organisatrices sera mis à disposition sur demande.

Annexe 3 : Engagements concernant les Infractions en rapport avec les Données Personnelles

Cette annexe précise les décisions convenues en matière de la façon dont Ixly SARL informera le Client sur les infractions en rapport avec les Données Personnelles.

  1.   L’incident de sécurité et/ou la fuite de données sera signalé sans délai mais au plus tard dans les 24 heures après sa découverte.
  2.   Security Officer du Responsable sera la (première) personne de contact en matière de signalisation.
  3.   En conformité avec la signalisation auprès des Autorités en matière des Données Personnelles, la signalisation se fera par « Formulaire de signalisation pour fuites de données ou incidents de sécurité ». Dès le moment où le Traiteur des données dispose de plus de détails concernant la fuite et/ou l’incident, il communiquera cette information supplémentaire immédiatement aux Responsables.
  4.   Le Formulaire de Signalisation des fuites des données et/ou des incidents de sécurité est à transmettre à la personne de contact du client, portant comme objet « fuite de données ».

Renseignements mis à disposition par Ixly SARL

  • Nature de l’Infraction en rapport avec les Données Personnelles
  • Les Données Personnelles du Concerné
  • Conséquences probables de l’Infraction en rapport avec les Données Personnelles
  • Mesures proposées ou mises en place par Ixly SARL pour faire face à l’Infraction en rapport avec les Données Personnelles, dont, le cas échéant, les mesures mises en place pour en limiter les éventuels effets négatifs.