Process-Toolkit Tutorial

Nutzerrollen

Im Process-Toolkit gibt es verschiedene Nutzerrollen. Die Rolle eines Nutzers definiert, zu welchen Teilen der Webapplikation er oder sie Zugang hat. In diesem Sinne hat die eine Rolle mehr Rechte als die andere. Die vier Rollen sind Teilnehmer, Prozess-Coach, Organisationsverwalter und Kontaktperson.

Teilnehmer

Ein Teilnehmer ist immer ein externer Kandidat. Er kann die ihm zugewiesenen Prozesse (schrittweise Pläne) durchlaufen. Des Weiteren kann er mit seinem Coach schreiben und seine persönlichen Angaben und Einstellungen anpassen.

Prozess-Coach

Ein Prozess-Coach ist immer ein interner Mitarbeiter. Er kann alles, was ein Teilnehmer kann, aber er kann auch Prozesse zuweisen. Daneben kann er neue Teilnehmer-Accounts erstellen. Ein Prozess-Coach begleitet Teilnehmer und hat dafür eine eigene Aufgabenübersicht sowie Teilnehmerübersicht. Außerdem hat er einen Einblick in die Organisation: er kann nämlich all ihre Prozesse, Nutzer, Auftraggeber und Links zum Einschreiben einsehen.

Organisationsverwalter

Ein Organisationsverwalter ist immer eine interne Führungsperson. Er behält für die ganze Organisation den Überblick und hat Zugang zu den Einstellungen der Organisation. Ein Organisationsverwalter kann alles, was ein Prozess-Coach kann, außerdem kann er Prozesse entwickeln und neue Auftraggeber sowie Links zum Einschreiben erstellen. Die Organisationseinstellungen, die er verwaltet, bestehen aus den allgemeinen Einstellungen (Name, Sprache, Logo), dem hauseigenen Styling, eventueller Integration mit  Ixly’s Test-Toolkit, und auch finanziellen Dingen.

Kontaktpersonen

Eine Kontaktperson ist immer ein Ansprechpartner beim Auftraggeber. Er kann sich einloggen, um den Fortschritt der Teilnehmer einzusehen, die an ihn gekoppelt sind. Diese Rolle steht, wenn es um die Rechte geht, abseits der anderen drei.

Gut zu wissen

• Nutzer können niemals ihre eigene Rolle anpassen. Interne Nutzer (Prozess-Coaches und Organisationsverwalter) können dagegen die Rolle anderer Nutzer mit weniger Rechten als sie selbst verändern. Weil interne Nutzer teurer sind als externe Nutzer (Teilnehmer und Kontaktpersonen), kann das möglicherweise die monatlichen Kosten beeinflussen.
• Jede Organisation kann selbst entscheiden, wie sie die Nutzerrollen einsetzt; die Rechte und die daran gekoppelten Kosten stehen jedoch für jede Rolle fest, wie oben beschrieben.

Einladungsmail

Das Process-Toolkit bietet die Möglichkeit, eine Einladungsmail an einen Prozess zu koppeln. Jedes Mal, wenn dieser Prozess anschließend einem Teilnehmer zugewiesen wird, bekommt derjenige als Erstes diese E-Mail.

An einen neuen Prozess wird automatisch eine standardisierte Einladungsmail gekoppelt. Diese E-Mail ist, wenn nötig, während der Bearbeitung des Prozesses anzupassen, indem links oben auf das kleine Zahnrad geklickt wird, um so zu den Prozess-Einstellungen zu gelangen. Nun können Sie die Texte unter Betreff Einladungsmail und Text Einladungsmail Ihren Wünschen entsprechend anpassen.

Variablen

In den standardisierten Texten wird direkt die Nutzung der Variablen demonstriert. Eine Variable ist in diesem Kontext ein Reihe von Symbolen, die mit  %{ beginnt und mit } endet. Bei der Zuweisung des Prozesses werden die genutzten Variablen in den meisten Fällen durch Namen ersetzt, auf Grundlage davon, welcher Coach den Prozess welchem Teilnehmer zugewiesen hat. Momentan sind 5 verschiedene Variablen verfügbar:

Die Nutzung der Variablen ermöglicht es, die Einladungsmail zu personalisieren. So können Sie beispielsweise die E-Mail mit Hallo %{user_name} beginnen, um jeden Teilnehmer, dem der Prozess später zugewiesen wird, persönlich mit Namen anzusprechen. Dieses Beispiel finden Sie auch in der standardisierten Einladungsmail.

HTML

Was Sie außerdem im Standardtext sehen können, ist die Nutzung von HTML: <a href=“%{root_link}“>hier</a>. In diesem Fall wird HTML genutzt, um den root_link in der resultierenden E-Mail anklickbar zu machen. Sie können in der Einladungsmail so viel Gebrauch von HTML machen wie Sie wollen, wobei dafür natürlich fortgeschrittene technische Kenntnisse nötig sind.

Zum Schluss

Im Gegensatz zu Element-Einstellungen und Schritt-Einstellungen können Prozess-Einstellungen auch nach der Veröffentlichung des Prozesses noch bearbeitet werden. Sie können den Betreff und den Text der gekoppelten E-Mail also im Nachhinein immer noch ändern. Diese Änderungen werden dann angewendet, wenn der Prozess wieder zugewiesen wird.